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3 Schritte zur E-Mail-Stress Reduktion

E-Mail-Stress? das ist ein Weg, wie Du das E-Mail Management mit einem Sprung nach vorn verbessern, und ein Plus an stressfreier Produktivität findest.
Dabei beschäftigen zwei Kernthemen: Was machen wir mit der Vergangenheit? Was machen wir mit der Inbox aktuell?
Wie E-Mail und Kalender als Traumpaar zusammenspielen lassen. Ich nehme mal an, du hast Microsoft, Outlook 2013-2016. 

1)    Was machen mit der Vergangenheit?

Nun, am beste richte auf deinem Server Unterordner ein, in welche Du die Vergangenheit einfach reinverschieben kannst.
Die Unterordner werden beschriftet nach Jahr_Monat (z.B. 2015_12) oder nach Kunden/Projektname (so mache ich es).
Dann nimmst Du die e-Mails HINTER einem bestimmten Cut-Off-Datum und schiebst diese so wie diese sind, unsortiert, mit scrap, einfach auf die Festplatte.
Mit dem normalen Text-Such-Programm kannst Du bei Bedarf suchen und finden.
Damit leerst du Outlook von ganzen Ballast der Vergangenheit. Und auf dem Server ist es viel sicherer als in der Inbox von Outlook.

2)    Was machen mit der Inbox?

Nun zur Inbox. Sei mutig und nehme dir ein Ziel vor, welches dir jetzt ziemlich verrückt vorkommt. Eine Inbox, welche jeden Tag bei Arbeitsschluss leer ist. Wäre das mega-entspannend? Awesome… oder nicht? Ich kann dir garantieren, dass es funktioniert, wenn du das folgende tust:

Regel 1: Jedes E-Mail in der Inbox wird nur 1mal angefasst und gleich verarbeitet (was das heisst, folgt gleich, nicht so ungeduldig bitte ;-)
Regel 2: E-Mail lesen nur noch 4x pro Tag z.B. für je 15 Minuten und dann gleich jedes E-Mail verarbeiten
Regel 3: Während du an einem Projekt arbeitest, wenn Du dazu auch E-Mails schreibst und versendest, KEINE e-Mails lesen. Gemäss Hirnforschern in den USA ist es so, dass jeder Unterbruch beim Arbeiten, also jedes neu-wieder-auf-das-Thema ein denken, extrem viel Energie braucht und jeden auslagt. Auch wenn er noch so viel Joga macht.

Damit du jedes E-Mail direkt verarbeiten kannst, bei jedem deiner 4x lesen Zeitperioden, richtest Du bitte in deiner Inbox drei Sub-Ordner ein:

@ACTION
@AUFSCHIEBEN
@WARTEN AUF
@XTOXISCH

Nun kommt die Vorgehensweise:

Du öffnest die Inbox (hier hast ja nur noch die letzten paar e-Mails drin seit das letzte mal Outlook geschlossen hast) und bearbeitest jede E-Mail mit den folgenden Entscheidungen. Diese Entscheidung triffst Du immer, sofort. Dann hast du das Vertrauen, das alles bestens platziert ist. Mich macht es nur nervig, wenn ich weiss, dass da irgendwie noch etwas war, dass ich nicht richtig priorisiert habe. Geht es dir auch so?

1) E-Mails die du sofort beantworten kannst mit einem Aufwand von maximal 2 Minuten, sofort erledigen.

2) E-Mails die ein Projekt betreffen und dir mehr Arbeit verursachen, jedoch Du sofort weisst, WANN dies erledigt werden muss, sofort in den Kalender einplanen, in den Tag / Zeitbereich, in dem Du das E-Mail bearbeiten willst. Die Anleitung hierzu kommt gleich

3) E-Mails, deren Bearbeitungsaufwand du noch nicht einschätzen kannst, aber noch planen musst, in den @ACTION Ordner

4) E-Mails, die du irgendwann mal lesen willst, also mehr informative Sachen, in den @AUFSCHIEBEN Ordnern

5) E-Mails, für welche Du Antworten brauchst, in den @WARTEN AUF. Das heisst, hier tue ich E-Mails rein, welche ICH versandt habe, und Feedback brauche

6) E-Mail, die mir meinen Kopf kosten könnten, kommen in den @XTOXISCH Ordner rein

Nun, was passiert denn mit den E-Mails die im @ACTION, @WARTEN AUF, @XTOXISCH drin sind?
Damit du auch hier das Gefühl hast – und es ist wirklich awesome – dass alles o.k. ist, planst du dir einen Zeitbereich einmal pro Woche (z.B. am Freitag 1 Std) während dem du den Ordner @ACTION, @XTOXISCH durchgehst und die e-Mails im Kalender platzierst!
Das gleich mit @WARTEN AUF – wenn noch nichts reingekommen ist, haue ich gleich in die Kerbe und drücke nach… wann kommt die Antwort bitte?
Wenn die Antwort inzwischen gekommen ist, kommt das E-Mail ins Archiv auf die Festplatte.

3)    E-Mail und Kalender lieben sich – bringen wir sie doch zusammen!

Wie geht denn das? Das kann ich dir leider nur für Outlook 2013/2016 zeigen, funktionieren sollte das mit allen E-Mail/Kalender-Produkten:
Das mache ich mit allen meinen E-Mails, deren Bearbeitung ich sofort plane, im Kalender, da die gemacht zu einer Deadline werden müssen.
Deadline ist ja ein lustiges Wort, wenn ich so darüber nachdenke… Dead… gruselig… Nun,

Ich gehe in den START Ordner, Posteingang, wählen das E-Mail aus, gehen dann oben auf das Icon „Verschieben",
wähle Kalender aus

dann wähle ich Datum, Zeitbedarf (eine Schätzung vom Zeitbedarf für diese Aufgabe, und speichere es. 
Schwupps ist das im Kalender drin und meine Aufgabe ist geplant. 

Falls Du sagst, ja aber ich weiss ja nicht, wann ich es am Freitag tun kann, setzt du es einfach irgendwo in den Freitag rein. 
Die Stapelung der e-Mails an diesem Tag zeigt dir dann einfach auf, ob du noch Zeit hast an diesem Tag… ein schöner Trick, um meine Tage voll zu buchen, aber nicht mit zu viel Zeugs.

Und wenn Du umbuchen willst, weil es einfach nicht reicht, einfach eine neue Besprechungsanfrage an DICH senden.

Mein Kalender hat übrigens einen 15 Minuten Einteilung und nicht 30 Minuten. Viel Zeugs kann ich in 15 Minuten tun, das macht dann mehr Platz im Kalender für vieles 15 Minuten Zeugs.

Schau den Screenshot an - ich hoffe das hilft. 

Ich wünsche Dir viel Erfolg mit der neuen stressfreien Produktivität!
Andreas Büner 

 

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